Hopp til innholdet


Fleksibelt miljø

Ingen fast pult eller eget kontor, men mange rom, soner og møteplasser beregnet for ulike arbeidsoppgaver. Hos DNB i Bergen har de nye kontorene gitt et løft i organisasjonen.

DA NORGES STØRSTE BANK i 2013 skulle samlokalisere kontorene sine i landets nest største by, flyttet 1700 ansatte inn i bankens nye, skinnende bygg i Solheimsviken. Organiseringen av arbeidsplassene i de nye lokalene var en del av en større endringsprosess i selskapet, og åpne kontorlandskap med free seating og clean desk-policy fulgte med på kjøpet. Hvordan ville de ansatte finne seg til rette med dette?
  – Folk trives med hvordan vi har det. Prosessen vi har vært gjennom og måten vi nå arbeider på, har gitt organisasjonen et løft, sier Benedicte Schilbred Fasmer, leder for Bergenskontoret og  DNB bedriftsmarked på Vestlandet.
  Lokalene rommer åpne landskaper som er inndelt i avdelingsvise soner, møterom, stillerom, et auditorium med plass til 150 mennesker, uformelle møteplasser og «coffice», kaffebarer der man også kan sitte og jobbe sammen.
  – Alle team tilhører i utgangspunktet en sone, og innenfor den sonen kan man sette seg hvor man vil, når man vil. Noen soner er tilpasset spesielle behov som for eksempel kundesenter og avdelinger med spesielle dataløsninger. En slik løsning ble valgt både for å oppgradere og for å effektivisere, men vi har ikke underdekning på antall plasser. Tanken var å ha fleksible løsninger for organisasjonsendringer, sier Schilbred Fasmer.
   Hver enkelt ansatt rydder pulten etter seg i en boks som settes i et personlig skap.
  – Å bære tingene sine frem og tilbake oppleves ikke alltid like hensiktsmessig, men det tvinger alle til å rydde. Vi ser at dette er veldig effektivt,  og at det fungerer godt med tanke på renhold. Det er alltid ryddig, stelt og fint, og det gjør at det er hyggelig å komme på jobb hver dag.

Aktivitetsstyrt arbeidsplass
er et forandringsprosjekt,
ikke bare et flytteprosjekt.
Kontorvisjonær Jonas Hurtigh Grabe

HØY TEKNISK STANDARD. Benedicte Schilbred Fasmer tror en av årsakene til at de nye lokalene fungerer, er at de i stor grad understøtter arbeidsoppgavene.
  – Tilbakemeldingene fra de ansatte er veldig gode. Lokalene har stor fleksibilitet og høy teknisk standard. Alle kan plugge seg inn hvor som helst, alt virker over alt, fastslår Schilbred Fasmer, som medgir at det også er noen ulemper.
  – Det avhenger noe av hva slags jobb du har. Er du avhengig av å ta en del telefonsamtaler, kan det oppleves krevende å gjøre dette i en sone eller på et tidspunkt der de øvrige tilstede er stille. Å flytte seg til et annet rom for å ringe er selvsagt ikke like enkelt som å sitte på eget kontor hele tiden, poengterer hun.
  I  DNB opplever de uansett at det fysiske arbeidsmiljøet først og fremst har gitt mange gevinster.
  – Jeg hører mange sier at samhandlingen på tvers av miljøer fungerer veldig godt nå. Dialogen er bedre enn før. Det skyldes blant annet at vi må ut til sosiale soner for den korte praten eller for å hente kaffe. I et så stort selskap som hos oss, er det selvsagt også mange lokale variasjoner både med tanke på trivsel og samhandling, sier hun.
  Har det nye arbeidsmiljøet gjort noen med kulturen?
  – DNB har vært gjennom en større endringsprosess, så flere faktorer spiller inn. Samtidig tror jeg det fysiske miljøet påvirker det psykiske miljøet, og jeg tror DNB i Solheimsviken gir opplevelsen av å jobbe i en virksomhet som er både moderne og framoverlent. 

BEHOVSKARTLEGGING VIKTIG. Moelven Modus er Nordens ledende produsent og leverandør av fleksible romløsninger for næringsbygg. Til DNBs hovedkontor i Solheimsviken har Moelven Modus levert systeminnredning i eik til å lage møterom, stillerom, auditorium og cellekontorer, samt to ulike typer himling.
  Markedssjef Svein Erik Berntzen forteller at de er godt kjent med såkalt aktivitetsstyrte kontorer, som handler om at vi ikke trenger den tradisjonelle kontorpulten på samme måte som før, men heller møteplasser og arbeidsstasjoner , der vi velger soner eller rom ut fra hvilke aktiviteter som skal utføres.
  – Vi leverer våre løsninger både til moderne aktivitetsstyrte kontorer og mer tradisjonelle kontormiljøer, men ser ofte at det blir varianter som kombinerer løsningene: Det er fortsatt en del cellekontorer, men også flere soner med åpne landskap og flere møterom, forklarer han.
  Berntzen påpeker at aktivitetsstyrte kontormiljøer i hovedsak er et storbyfenomen.
  – De fleste selskap i distriktene og de mindre byene er fortsatt mest opptatt av å kunne tilby cellekontor til alle ansatte. For å være en attraktiv utleier utenfor de store byene må det også være tilstrekkelig med parkeringsplasser. I storbyene er trenden det motsatte. Basert på myndighetenes krav reduserer en -parkeringsplasser for å tvinge folk over på kollektivtransport, fastslår han.
  Markedssjefen påpeker at det er en del misforståelser ute og går når det gjelder begrepet aktivitetsstyrte arbeidsplasser.
  – Det handler ikke om å innrede åpent eller lukket, men om å identifisere funksjonene på kontoret. Hvilke behov har de ansatte på kontoret for gjøre jobben sin, og hvordan innreder man lokalene slik at arbeidsoppgavene kan gjøres effektivt? I tillegg er det også fokus på å redusere areal for å spare kostnader.
  Berntzen understreker at det derfor ikke er smart å kopiere løsninger som fungerer for en bedrift over til en annen bedrift.
  – Hele poenget er at løsningene må være tilpasset den enkelte bedrifts behov. 

Lokalene har stor fleksibilitet og høy teknisk standard, alle kan plugge seg inn hvor som helst. Alt virker over alt.
Benedicte Schilbred Fasmer, DNB

NYE SAMHANDLINGSFORMER. Dette lyder som musikk i ørene til svenske Jonas Hurtigh Grabe. Han er opprinnelig økonom, men har i årevis jobbet med nye konsepter rundt fremtidens kontorløsninger – i den grad at han i en artikkel i Aftenposten for et par år siden ble han omtalt som «kontorvisjonær». Mens Grabe jobbet i et eiendomsselskap gjorde han flere prosjekter sammen med Moelven Modus AB i Sverige. Nå jobber han for nederlandske Veldhoen + Company, som er verdensledende på aktivitetsstyrte arbeidsplasser. Ikke minst var det de som fant på konseptet med aktivitetsstyrte arbeidsplasser.
  – Det er faktisk ikke noe som kom for 2-3 år siden, men noe som startet i Holland i 1996, forteller Grabe.
  Han forklarer at utgangspunktet var at måten å samhandle på hadde endret seg, uten at det fysiske miljøet hang med. Målet blir derfor å utforme kontorene som en konsekvens av måten vi ønsker å jobbe på, ned på individnivå.

ULIKE MILJØER. Grabe skisserer en typisk arbeidsdag for ansatte i bedrifter de har kartlagt verden over:

25 prosent er individuelt arbeid der man ikke vil bli forstyrret.

25 prosent er individuelt arbeid der det er ok å bli forstyrret.

25 prosent foregår i møter med mer enn tre andre.

25 prosent foregår i møter med mindre enn tre andre.

  – For å få 100 prosent støtte for vårt arbeid, må vi derfor dele på våre kontorflater, da den tradisjonelle kontorpulten kun støtter individuelt arbeid. Som erstatning for sin egen pult får man en palett av 20-25 ulike miljøer etter arbeidsbehov. Små og store miljøer, skjermede områder og noen åpne for samarbeid. Da legger man opp til at du selv bestemmer hvordan du vil jobbe, sier Grabe, som poengterer:
  – Aktivitetsstyrt arbeidsplass er en mye videre tilnærming enn bare nye kontorer. Det er et forandringsprosjekt, ikke bare et flytteprosjekt, sier han.
  Det er derfor viktig å få identifisert arbeidsplassens og de ansattes oppgaver og behov grundig, før kontorlayouten blir lagt og løsningene bestilt.
  – Den største fellen å gå i nå skal vi jobbe aktivitetsstyrt, er å gå direkte til arkitekten. Det er viktig å kjenne fakta  og ha tenkt på hva man vil oppnå før de nye lokalene skal skisses ut.